Privacy

Algemene privacy policy


Algemene privacy policy

Dit privacybeleid geldt voor al onze klanten (huidige, voormalige en toekomstige), bezoekers van onze kantoren of websites en gebruikers van onze online applicaties.

Bitos engageert zich om zijn plichten na te leven en uw rechten te respecteren telkens het uw gegevens verwerkt. Indien u dieper wil ingaan op dit onderwerp raden wij je aan de website van de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer te raadplegen.

Identificatie gegevensverantwoordelijke

Bitos NV, met maatschappelijke zetel te Veedijk 56 4, 2300 Turnhout, en ingeschreven bij de KBO onder nummer 472.066.732 (hierna "Bitos") is verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens.

Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

Onder ‘persoonsgegevens’ verstaan wij gegevens die op een identificeerbaar persoon (de ‘betrokkene’) betrekking hebben en die:

  1. je ons zelf geeft (bijvoorbeeld wanneer je een storing meldt of wanneer je een contract afsluit),
  2. die wij aan je toewijzen voor het gebruik van onze producten en diensten,
  3. die wij verkrijgen door het gebruik van onze producten en diensten,
  4. die we via derden hebben ontvangen.

Onder ‘verwerking van gegevens’ verstaan we elke verwerking van persoonsgegevens. Het begrip ‘verwerking’ dekt onder andere het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, actualiseren, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verspreiden of op eender welke manier ter beschikking stellen, samenbrengen, combineren, archiveren, wissen of uiteindelijk vernietigen van persoonsgegevens.

Klanten Algemeen

Indien u een klant bent van Bitos, worden de volgende categorieën van persoonsgegevens door ons verwerkt, dit doorheen verschillende systemen:

  • Persoonlijke identificatiegegevens
  • Beroepsaciviteiten
  • Elektronische identificatiegegevens
  • Gebruik informaticamiddelen

Opvolging van commerciële emails

Bitos kan u e-mails sturen om u op de hoogte te houden van zijn bestaande en nieuwe producten of diensten, tenzij u zich daartegen verzet hebt. Hierbij worden de volgende gegevens door Bitos verwerkt:

  • Persoonlijke identificatiegegevens zoals je naam, je taalvoorkeur en je e-mailadres.
  • Gegevens over je gebruik: Bitos gebruikt online tools die worden aangeboden door The Rocket Science Group, LLC ("Mailchimp") om de impact van deze e-mails te meten en op te volgen: werd de e-mail geopend of niet, werd er op een hyperlink geklikt of niet, enz. Deze tools worden gebruikt om de e-mail campagnes van Bitos efficiënter te maken en om het aanbod van Bitos beter af te stemmen op de behoeften van zijn klanten. Voor meer info over de gebruiksvoorwaarden verwijzen we naar de website van Mailchimp.

Wi-Fi netwerk voor bezoekers

  • De algemene voorwaarden voor het gebruik van het Wi-Fi netwerk voor bezoekers aan onze kantoren vindt u hier.

Waarvoor gebruiken we deze gegevens?

We verwerken persoonsgegevens voor diverse doeleinden, waarbij we telkens streven om enkel de gegevens te verwerken die noodzakelijk zijn om het beoogde doel te realiseren.

Zo gebruiken wij persoonsgegevens:

  • Wanneer wij toestemming hebben gekregen;
  • In het kader van de voorbereiding of uitvoering van ons contract;
  • Om te voldoen aan de wettelijke of reglementaire bepalingen waaraan wij zijn onderworpen; en
  • Wanneer Bitos daarvoor een gerechtvaardigd belang heeft, in welk geval wij steeds streven naar een evenwicht tussen dat belang en het respecteren van de privacy van de betrokkene.

Mits toestemming, voor zover vereist, verzamelen wij persoonsgegevens voor de volgende concrete doelen:

  • Om je aanvraag voor onze diensten in behandeling te nemen
    Als je onze website bezoekt om informatie te verzamelen en/of aan te vragen over onze producten en diensten of wanneer je je bijvoorbeeld aanmeldt voor onze nieuwsbrief, dan hebben we in ieder geval je adresgegevens nodig. Alle informatie die wij in deze precontractuele fase over je ontvangen, gebruiken we alleen om je van de gevraagde informatie te voorzien. Ook wanneer je uiteindelijk beslist om klant te worden bij Bitos, zullen wij je om een aantal persoonsgegevens vragen zoals je naam, adres, telefoonnummer, e-mail adres, en je ook gegevens toewijzen zoals log-in gegevens indien je wenst gebruik te maken van onze online toepassingen.
  • Om onze diensten te verbeteren
    Wij kunnen de gegevens over je gebruik verwerken om onze online applicaties te evalueren en te verbeteren. Bijvoorbeeld: we kijken welke webbrowser je gebruikt om het gebruik van onze applicaties te optimaliseren.
  • Om je te informeren over (nieuwe) producten en diensten van ons
  • Omwille van veiligheid
    Rond onze kantoren zal je ook worden gefilmd door onze bewakingscamera’s. Deze beelden worden enkel opgeslagen met het oog op de veiligheid van goederen en personen en om misbruik, fraude en andere inbreuken waarvan onze klanten en wijzelf het slachtoffer worden te voorkomen.
  • Om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen
    In heel wat gevallen zijn wij wettelijk verplicht om bepaalde persoonsgegevens over je te bewaren en/of mee te delen aan overheidsinstanties, zoals algemene fiscale en boekhoudkundige verplichtingen.
  • Om statistieken bij te houden, voor o.a. trendanalyse
    Wij kunnen je anonieme, geaggregeerde gegevens gebruiken om bijvoorbeeld intern en extern te rapporteren over het gebruik van onze diensten. De gegevens die hierbij gebruikt worden zijn niet terug te brengen naar een bepaald individu. De informatie die wij uit deze analyses halen, gebruiken wij om ons huidige producten- en dienstenportfolio en onze processen te evalueren en deze aan te passen op grond van nieuwe ontwikkelingen.

Hoe lang bewaren we je persoonsgegevens?

Bitos mag je persoonsgegevens niet langer bewaren dan nodig is om het doel te realiseren waarvoor we ze verzamelen. De bewaartermijn kan dus per doel verschillen, en soms heel kort zijn. Soms kan de termijn ook langer zijn, bijvoorbeeld om onze wettelijke verplichtingen na te komen (om tegemoet te komen aan onze boekhoudkundige en fiscale verplichtingen zijn wij bijvoorbeeld verplicht om je facturatiegegevens voor maximaal 7 jaar bij te houden). Deze gearchiveerde gegevens zijn uiteraard wel slechts beperkt toegankelijk.

Hoe beveiligen wij je gegevens?

We trachten je persoonsgegevens en privacy zo veel mogelijk te beschermen, zowel in onze kantoren, als op ons netwerk.

  • Onze medewerkers worden daarom opgeleid om correct om te gaan met vertrouwelijke gegevens en om hen te helpen bij het herkennen van bv. phishing mails.
  • Wij hebben ook gespecialiseerde personen in dienst die instaan voor de veiligheid van ons netwerk, onze infrastructuur en onze informatiesystemen. Bovendien gebruiken wij allerlei technische maatregelen om je persoonsgegevens te beschermen, zoals: beveiliging met een paswoord, harddisk encryptiesoftware, firewalls, antivirus, intrusie- en anomaliedetectie en toegangscontroles voor onze werknemers.
  • Moest er zich een gegevenslek voordoen met ongunstige gevolgen voor je persoonsgegevens, dan word je als klant persoonlijk verwittigd in de door de wet voorziene omstandigheden.
  • Onze websites vermelden soms links naar sites van derden (zoals bv. sociale media, organisatoren van events) waarvan de gebruiksvoorwaarden niet onder het toepassingsgebied van dit privacybeleid vallen. Lees aandachtig hun beleid inzake de bescherming van je persoonsgegevens.

Verkopen we je gegevens aan derde partijen of geven we je gegevens door?

Wij verkopen geen persoonsgegevens aan derde partijen noch geven wij die door aan derden tenzij:

  • Dit nodig is voor onze dienstverlening
    Voor sommige aspecten van onze werking, werken wij met derde partijen. Denk bijvoorbeeld aan techniekers die ons informatiesystemen mee onderhouden. In dat kader is het mogelijk dat zij in contact komen met persoonsgegevens. Wij zien erop toe dat zij, net zoals wij, je gegevens veilig, respectvol en vertrouwelijk behandelen.
  • Er een wettelijke verplichting is
  • Er een gerechtvaardigd belang is voor Bitos of de betrokken derde
    Dit gebeurt enkel mits je belang of je fundamentele rechten en vrijheden niet zwaarder doorwegen.
  • Je ons daar toelating voor geeft
    Indien Bitos op andere wijze persoonsgegevens aan derden zou geven, dan gebeurt dit met een expliciete communicatie, waarin toelichting wordt gegeven over de derde, de doeleinden van de doorgifte en verwerking. Waar wettelijk vereist, bekomen wij je uitdrukkelijke toestemming. Je hebt ook steeds een mogelijkheid tot verzet.

Wat betreft de internationale doorgifte van persoonsgegevens, beschermen wij je gegevens conform het beschermingsniveau vereist door de Europese regelgeving.

Wat zijn je rechten en hoe kan je ze uitoefenen?

U hebt het recht om:

  1. Inzage te krijgen in de persoonsgegevens die door ons worden verwerkt.
  2. onjuiste gegevens te doen verbeteren.
  3. in bepaalde omstandigheden te verzoeken uw persoonsgegevens te wissen.
  4. de verwerking van de persoonsgegevens die op u van toepassing zijn te beperken
  5. de aan ons verstrekte persoonsgegevens te verkrijgen en deze gegevens aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen.
  6. bezwaar te maken tegen de verwerking van de aan ons verstrekte gegevens.
  7. U heeft ook het recht om klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.

Hoe kan ik Bitos contacteren i.v.m. privacy?

Voor meer informatie over ons privacybeleid, voor klachten in verband met je privacy of voor het uitoefenen van bovenvermelde rechten, kan je contact opnemen met Bitos via privacy@bitos.be.

Bitos kan de bepalingen in deze disclaimer op elk ogenblik eenzijdig wijzigen. De laatste versie vervangt alle vorige versies.
Laatste update: 25 mei 2018.